1. ぐるなびHOME
  2. 調整丸
  3. 幹事のツボ
  4. 【コピペ推奨】シーン別飲み会の出欠確認・日程調整メールテンプレート

ポイント1　件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に

  • 件名は、ビジネスメールらしく簡潔に概要がわかるように記載する必要があります。
    件名の冒頭に、何時迄に何をして欲しいか、また何時開催のどのような飲み会なのかを簡潔に記載し、送り先の相手に概要を伝えます。

    例）【出欠確認１/５〆切】新年会（１/１０開催）のご案内

ポイント2　本文は、読みやすく、抜け漏れがないように

  • 出欠確認の場合、本文の内容は以下が基本となります。

    1）日時
    2）場所
    3）会費
    4）お店の地図
    5）出欠の返信期限

    場所については、現地集合する方の為に、飲み会会場の地図が必要になりますので、あらかじめお店の地図を確認できるURLを貼りましょう。
    また、メール文のコツは、文章を３～５行ずつに区切り、少しづつ間をあけると読みやすくなります。

ポイント3　メールの宛先はTOとBCCを使い分ける

  • 社内の飲み会であれば、全員のメールアドレスを宛先に入れても問題はありませんが、社外の方が含まれるなど、参加メンバーが互いに顔見知りでない可能性がある場合は、宛先でなくBCCを使うなどの工夫が必要です。その場合はメール冒頭に「このメールは、対象者の方にbccでお送りしています」という一文を追加しましょう。また、メールアドレスの順序は、上席者から順に書きましょう！

    （BCCとは…ブラインドカーボンコピーBlind Carbon Copyの略。メールを送信するときに、このBCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面が送信される。受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他人のメールアドレスは通知されない。）

ポイント４　専用の調整ツールを使う

  • 多くの人が集まる飲み会の場合、メールで日程調整や出欠を取ると、後々幹事の集計業務が大変になる恐れがあります。そんなときには「調整丸」のような調整ツールを使いましょう。参加者や参加人数を一元的に管理することができ、また、参加する側も誰が参加するかを確認しながら回答をしてくれるので、自然と日程が合いやすくなります。

    上記のポイントを押さえながら、簡潔でわかりやすい飲み会案内用のメールテンプレートを作成しました。このテンプレートを使いながら、抜け漏れのない案内を行いましょう。

● 社内の出欠確認メールテンプレート

  • 件名：【出欠確認　8/25〆切】●●さん歓迎会（9/1開催）のご案内

    各位

    お疲れさまです。
    この度、9月に入社される●●さんの歓迎会を、下記の通り開催いたします。
    ご多用のところお手数ですが、出欠のご回答をお願いいたします。

    =============================
    出欠回答〆切：8/25（月）17:00

    1.　日時　 9月1日（月）　19：30～
    2.　場所　居酒屋「●●●」　　地下鉄日比谷駅　徒歩２分
    　　お店のHP　http://xxxx.xxxx.xx
    　　お店の地図　http://xxxx.xxxx.xx
    3.　参加費　3,000円
    4.　出欠のご回答はこちらから　　https://chosei.gnavi.co.jp/…
    =============================

    出欠は8月25日までに、上記4のURLからご登録をお願いいたします。
    会費は後日集金します。よろしくお願いいたします。

● 社内の日程調整用のメールテンプレート

  • 件名：【日程調整　11/30〆切】忘年会の日程に関して

    各位

    お疲れさまです。本年も12月上旬に忘年会を開催することになりました。
    ご多用のところお手数ですが、
    下記ご確認の上、日程のご回答をお願いいたします。

    =============================
    回答〆切：11/30（月）17:00
    参加可能日程のご回答はこちらから　https://chosei.gnavi.co.jp/…
    ※参加費は、男性5,000円、女性4,000円の予定です。
    =============================

    最終的な日程や会場、参加費については、皆さまからのご回答を踏まえ、決定いたします。
    決まり次第改めてご連絡いたしますので、よろしくお願いいたします。

● 社外の方も参加される飲み会用のメールテンプレート

  • 件名：【ご返信ください】懇親会（9/1開催）のお知らせ

    皆様におかれましてはますます御清栄のこととお慶び申し上げます。
    平素は弊社の活動に多大なお力添えを賜り、厚く御礼申し上げます。

    さて、9月1日は、弊社サービスのセミナーが予定されております。
    つきましては、セミナー終了後、日頃の皆様のご尽力に対するお礼と、
    皆様との親睦を深め、交流をはかる目的で懇親会を計画しております。

    当日はささやかな宴席も用意して賑やかな会にする予定でございます。
    ぜひとも万障お繰り合わせの上、
    ご参加下さいますようお願い申し上げます。

    =============================
    出欠連絡〆切：8/25（月）17:00
    1.　日時　 9月1日（月）　19：30～
    2.　場所　居酒屋「●●●」
    　　地下鉄日比谷駅　徒歩２分
    　　お店の地図　http://xxxx.xxxx.xx
    3.　参加費　3,000円
    =============================

    当日の出欠については、このメールの返信にて、8月25日までに事務局 ●●宛にお知らせください。
    件名を変えずに送信頂きますようお願い申し上げます。

    ………………………
    株式会社●●　●●事業部
    担当　●●部　●●（内線123）
    E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
    連絡先電話番号　00-000-0000

TOPに戻る